- 統籌各項規定與各式標準表單超過20項等作業程序優化。
- 提供具有流程改善及資源整合經驗的領域專家，讓後勤營運管理執行效率提升30%及員工核心工作時間增加30%。
- 提供財會管理服務完成每月/季/年度審計及董事會事務辦理。
- 提供人才管理服務，從招募開始協助，人員離職率降低2%。
「不論你的公司是1人、5人、10人、50人，一間公司成立後，空間、人、財、法、行銷公關…等，全部的function都要Ready。」益群資深總監Joyce楊香容，開門見山地點出許多組織在創立初期共同面臨的核心困境。
超過10年協助企業與非營利組織建立營運制度的營運管理顧問Joyce觀察到，許多創辦人在自己擅長的領域非常專業，但關於公司設立及後續的營運管理可能從來不熟悉。「他可能是一個Developer，也可能是行銷公關的高手，或像我可能是人資，我想成立一個人資顧問公司。可是一旦成立公司之後，我就不能只做人資，我也要懂財務、懂法律、懂辦公室管理…等。」
這也正是益群顧問團隊提供「一站式營運管理ORS（Operations Ready Service）」服務的核心精神：讓顧客專心於他擅長的專業──他的產品或服務，而將較不擅長的後勤營運管理事務交給專業的──益群。
十年深耕，陪伴兩家非營利組織從零建立營運管理制度
看見台灣基金會與溫世仁文教基金會，是益群ORS服務最具代表性的長期合作案例。前者專注於發掘台灣各地特色並行銷推廣，後者致力於人才培育與服務領域，兩會各有使命，卻同樣面對組織成立後脫離不了的後勤現實。
「如果後勤沒有人顧好，導致組織無法專心本業，本業也容易跟著做不好，整個會一團亂。」Joyce坦言，後勤營運管理是組織穩固的基石，有些創辦人覺得後勤維運事務很簡單，但實際運作組織後才發現不如想像中容易。
她舉例，曾聽友人聊過：「我員工離職的理由是說，我來這裡是做寫程式開發跟設計，每個禮拜卻要輪一次掃廁所、倒垃圾！」，具有多年人資經驗的Joyce深切有感，她表示許多組織人員流動率高，有時不見得是薪資結構問題，案例中的情況看似小事，背後反映的卻是後勤管理失序對組織文化與人才留任的隱性衝擊。
「兩會現在就是專注做會務相關的事務。」她說道，益群協助兩會ORS服務至今已超過10年，包含兩會的人力資源、辦公空間管理、法務、IT…等，全數由益群顧問團隊承接。她談起初期合作也非毫無磨合，早期曾遇到一個狀況：當時益群新進同仁前往兩會辦公空間進行日常環境巡檢，卻因面孔陌生，讓兩會同仁無法識別，而出現溝通誤會，「為什麼我們辦公室突然出現了一個陌生人？」，而後，益群的巡檢員都需配戴臂章以供識別。
解決方式看似簡單，但這個細節背後，促成了一個更重要的制度調整——建立統一顧客窗口。「IT、人事、行政或其他營運項目，不論顧客委外給我們哪些部分，都統一由一個人去溝通，」她表示，這個機制至今已維持超過7、8年，能確保顧客不論遇到任何問題，都知道找誰、怎麼找，單一窗口也更能深入了解顧客需求。
長期合作中，Joyce印象最深的，是一段關於「無感」的反思。過去的她覺得後勤團隊要做到無痕、無感，「他們完全不用想廁所髒了怎麼辦？電燈壞了怎麼辦？」她說，辦公室空間是大家的日常也是最直接的感受，讓大家專注於自己的工作上，就是顧客最有感的安心服務。
她回憶道，「但久而久之，顧客會覺得付了錢，卻沒看見我們做什麼，因為什麼事都沒發生，」後來益群開始定期向兩會提交服務報告，將每一項完成事項、服務紀錄與異常處理一一呈現，並建立「Service Level」服務水準定義，涵蓋人資(TMC)、總務(GAC)及資訊管理(TAC)三大面向，並以Excel文件完整記錄每項服務項目、驗收條件與執行頻率，逐項呈現如：人資面的履歷篩選與測評、總務面的每日設備巡檢次數及資訊面的監控管理報告…等近20項細目，讓雙方的合作建立在清楚的制度框架上。
「Service Level越來越完整，雙方的對話就越來越在同一條線上。」這個做法，也成為益群ORS服務中不可或缺的一環──讓顧客感受到後勤的穩定日常並非理所當然，而是背後有專業團隊成為他穩固的靠山。
滿漢全席般的營運管理服務ORS，全方位解決後勤需求
Joyce以一個生動的比喻，說明益群ORS的服務邏輯：「我們提供滿漢全席，企業主可以說他只要哪幾道。」坊間雖有物業管理公司、會計事務所、系統維運或人資顧問等各專項服務，但益群ORS的定位是Total solution全方位解決營運管理需求。
「我們合作模式依客戶實際需求彈性調整，可以是雙方談定範疇與交付成果的Fix Price固定費用，也可以是按實際顧問時數計費的模式。」她談到，不同規模、不同發展階段的組織，對後勤支援的需求各有不同，ORS的彈性，正在於此。
她舉例人資的服務就常見於短期或階段性需求，「像萬里雲、FunNow，都是在特定時期，把人資業務交由我們處理。」當時FunNow拓展東南亞市場，就是委請益群人資顧問協助企業文化的培訓，讓東南亞的同仁能融入台灣出身的FunNow。一系統的培訓完成後，即完成階段性需求。
她特別指出，50人以下的企業與組織，是最適合導入益群ORS的對象，「新創公司發展初期就應該導入，」因為發展初期，核心成員的精力往往全數投入業務本身，後勤制度卻因此長期空白，「沒顧好其實會一團亂，正因為是初創，這些東西反而更需要從一開始就建立起來。」她進一步說明，「假如創辦人擅長研發，一般人、財、法比較容易踩到紅線，就應該讓他避免在早期就為這些細節分心，也避免因忽略而產生其他風險。」
她也說道，益群顧問團隊至今已協助無數組織運用ORS服務，組織整體營運管理效率提升60%！然而，組織的有形成本或許可以量化，但管理員工所花費的時間與精力，這些無形成本，很難計算。
對NPO組織而言亦然，資源有限、使命優先，更是後勤委外的充分理由。「現在很多基金會都導入企業化經營，非核心的部分都可以委外。」她說道，讓對的人，做對的事，將有限資源集中在真正能創造影響力的核心任務上，組織才能真正走得穩、走得遠。
「讓業主專注在他擅長的事情就好。」在越來越講求效率與專業分工的環境裡，益群的10年陪伴，以實際行動證明：好的後勤，不是讓人感覺到你的存在，而是讓人從來不需擔心你不在。
受訪人：企業營運服務 Joyce楊香容 總監
